Termini di Servizio — Helpo

Le presenti condizioni generali (i "Termini") regolano l'utilizzo della piattaforma "Helpo" (la "Piattaforma"), un servizio in modalità SaaS fornito da Kreita (il "Fornitore") a strutture ricettive, ristoranti e attività ricreative (il "Cliente") che si registrano e attivano un account sulla Piattaforma. Attivando un account, accettando questi Termini tramite l'apposita procedura online, o comunque utilizzando la Piattaforma, il Cliente dichiara di averli letti, compresi e accettati integralmente, anche per conto di ogni proprio utente autorizzato (titolari, collaboratori e personale di reception, cucina, sala, spa, spiaggia e altri reparti abilitati all'accesso).

1. Oggetto del contratto

1.1 Helpo è una piattaforma che fornisce, in base al piano attivato dal Cliente, uno o più dei seguenti moduli: un assistente conversazionale basato su intelligenza artificiale ("chatbot") rivolto agli ospiti/clienti finali del Cliente; una dashboard gestionale per l'amministrazione di prenotazioni, menù, richieste in struttura, manutenzioni, turni del personale, servizi spa e spiaggia, risposta automatica alle email e reportistica; una base di conoscenza ("Knowledge Base" o "KB") che il Cliente alimenta con informazioni sulla propria struttura per addestrare il chatbot.

1.2 Il Fornitore mette a disposizione la Piattaforma "as-is", con l'impegno a mantenerla in esercizio secondo lo standard di diligenza professionale ordinario per servizi SaaS di questa natura, senza garanzia di assenza totale di difetti o interruzioni.

1.3 I moduli effettivamente attivi per il Cliente dipendono dal piano tariffario sottoscritto e possono essere modificati dal Fornitore su richiesta del Cliente o in fase di upgrade/downgrade del piano.

2. Attivazione e durata

2.1 Il contratto si perfeziona al momento dell'attivazione self-service dell'account da parte del Cliente e dell'accettazione dei presenti Termini e dell'accordo sul trattamento dei dati (DPA) tramite l'apposita procedura in piattaforma. Non è richiesta la sottoscrizione di un contratto cartaceo separato, salvo diverso accordo scritto tra le parti.

2.2 Il contratto ha durata pari al periodo di fatturazione scelto dal Cliente in fase di attivazione (mensile, salvo diverso piano concordato) e si rinnova automaticamente per periodi successivi di uguale durata, salvo disdetta comunicata secondo quanto previsto all'articolo 7.

2.3 Il Fornitore si riserva la facoltà di sospendere l'attivazione di nuovi account, o di richiedere informazioni aggiuntive, qualora sussistano fondati motivi di sospetto sull'identità del Cliente o sulla liceità dell'attività da questo svolta.

3. Corrispettivi e fatturazione

3.1 L'utilizzo della Piattaforma è soggetto al pagamento del canone previsto dal piano tariffario scelto dal Cliente al momento dell'attivazione, pubblicato o comunicato dal Fornitore prima della sottoscrizione. Il canone è dovuto anticipatamente per ciascun periodo di fatturazione.

3.2 Il pagamento avviene tramite carta di credito o altro strumento elettronico gestito dal processore di pagamento terzo Stripe, che addebita automaticamente il canone alla scadenza di ciascun periodo, salvo disdetta tempestiva. Il Cliente è responsabile della correttezza e validità dei propri dati di pagamento.

3.3 Il Fornitore può modificare i prezzi dei piani con un preavviso minimo di trenta (30) giorni, comunicato via email o tramite avviso in dashboard. Le variazioni di prezzo si applicano dal primo rinnovo successivo alla scadenza del preavviso; in caso di disaccordo, il Cliente può recedere secondo l'articolo 7 senza penali, prima dell'applicazione del nuovo prezzo.

3.4 Eventuali imposte, tasse o oneri fiscali applicabili sono a carico del Cliente, salvo espressa indicazione contraria nella fattura.

4. Obblighi del cliente sui contenuti caricati

4.1 Il Cliente è l'unico responsabile dei contenuti che carica, inserisce o rende disponibili sulla Piattaforma, inclusi testi, immagini, documenti, menù, orari, prezzi, informazioni sulla struttura, materiali caricati nella Knowledge Base e ogni altro dato immesso tramite dashboard o moduli di caricamento.

4.2 Il Cliente garantisce di essere titolare dei diritti necessari (di proprietà, di utilizzo, di immagine, di privacy sui terzi eventualmente ritratti) su tutti i contenuti caricati e che tali contenuti non violano diritti di terzi, non hanno natura diffamatoria, ingannevole, illecita o comunque lesiva, e sono conformi alla normativa applicabile, incluse le disposizioni su etichettatura alimentare, allergeni e sicurezza dei consumatori ove pertinenti (es. menù e schede prodotto).

4.3 Il Cliente manleva e tiene indenne il Fornitore da ogni pretesa, danno, sanzione o costo (comprese le spese legali) derivante dalla violazione di quanto previsto nel presente articolo.

4.4 Il Fornitore si riserva il diritto, senza obbligo, di rimuovere o sospendere l'accesso a contenuti manifestamente illeciti di cui venga a conoscenza, dandone comunicazione al Cliente.

5. Limitazioni di responsabilità sulle risposte generate dal modello linguistico

5.1 Il chatbot della Piattaforma utilizza un modello linguistico di intelligenza artificiale fornito da un soggetto terzo (attualmente OpenAI) per generare risposte in linguaggio naturale agli utenti finali, sulla base delle informazioni presenti nella Knowledge Base del Cliente e delle istruzioni operative configurate.

5.2 Per la natura stessa della tecnologia, le risposte generate dal modello linguistico possono in rari casi risultare imprecise, incomplete, non aggiornate o non pienamente coerenti con le informazioni caricate ("allucinazioni"), nonostante le misure tecniche adottate dal Fornitore per limitare tale rischio (ancoraggio alle fonti caricate dal Cliente, controlli sui contenuti sensibili, filtri e soglie di pertinenza).

5.3 Il Fornitore non garantisce l'accuratezza assoluta, la completezza o l'aggiornamento in tempo reale delle risposte generate dal chatbot e non risponde di decisioni assunte da terzi sulla base di tali risposte. È onere del Cliente verificare periodicamente il comportamento del chatbot e mantenere aggiornata la Knowledge Base, in particolare per informazioni critiche quali prezzi, disponibilità, orari, allergeni e condizioni di prenotazione.

5.4 Il Cliente riconosce di essere l'unico responsabile, quale titolare del servizio erogato ai propri ospiti, dei rapporti commerciali e contrattuali che derivano dalle interazioni tra il chatbot e gli utenti finali (incluse eventuali prenotazioni, ordini o richieste), fermo restando l'impegno del Fornitore a fornire una tecnologia affidabile secondo lo stato dell'arte.

5.5 Salvo il caso di dolo o colpa grave, la responsabilità complessiva del Fornitore per danni derivanti dall'utilizzo della Piattaforma, incluse le risposte generate dal chatbot, è limitata all'importo dei canoni corrisposti dal Cliente nei dodici (12) mesi precedenti l'evento dannoso. Il Fornitore non risponde in alcun caso di danni indiretti, quali mancato guadagno, perdita di avviamento o di dati, salvo quanto diversamente previsto da norme inderogabili.

6. Sospensione per mancato pagamento

6.1 In caso di mancato pagamento del canone alla scadenza, il Fornitore invia un sollecito al Cliente e concede un termine di regolarizzazione non inferiore a sette (7) giorni solari.

6.2 Decorso inutilmente tale termine, il Fornitore può sospendere l'accesso alla Piattaforma (dashboard e/o chatbot) fino al pagamento di quanto dovuto, dandone preventiva comunicazione al Cliente. La sospensione non estingue l'obbligo di pagamento dei canoni maturati.

6.3 Qualora la morosità si protragga oltre trenta (30) giorni dalla sospensione, il Fornitore può risolvere il contratto ai sensi dell'articolo 1456 del Codice Civile, fermo il diritto al pagamento dei canoni dovuti e all'eventuale risarcimento del maggior danno.

7. Recesso e cancellazione dei dati

7.1 Il Cliente può recedere dal contratto in qualsiasi momento, con effetto dalla fine del periodo di fatturazione in corso, comunicandolo tramite la dashboard o via email al Fornitore. Non sono previsti rimborsi per periodi già fatturati, salvo diversa previsione di legge.

7.2 Il Fornitore può recedere dal contratto con un preavviso di almeno trenta (30) giorni, oppure con effetto immediato in caso di violazione grave dei presenti Termini da parte del Cliente, di attività illecita accertata, o di mancato pagamento secondo l'articolo 6.

7.3 Alla cessazione del rapporto, per qualsiasi causa, il Cliente può richiedere l'esportazione dei propri dati (Knowledge Base, configurazioni, storico conversazioni, anagrafiche) entro trenta (30) giorni dalla cessazione. Decorso tale termine, il Fornitore procede alla cancellazione definitiva dei dati del Cliente dai propri sistemi e da quelli dei sub-responsabili di cui al DPA, salvo la conservazione di dati per i quali sussista un obbligo di legge (es. dati contabili e fiscali) o per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

8. Legge applicabile e foro competente

8.1 I presenti Termini sono regolati dalla legge italiana.

8.2 Per ogni controversia relativa alla validità, interpretazione, esecuzione o risoluzione del presente contratto è competente in via esclusiva il Foro del luogo in cui il Fornitore ha la propria sede legale, salve le norme inderogabili eventualmente applicabili in ragione della qualifica di consumatore del Cliente, ove sussistente.

9. Modifiche ai Termini

9.1 Il Fornitore può aggiornare i presenti Termini per adeguarli a variazioni normative, tecniche o organizzative. Le modifiche sostanziali sono comunicate al Cliente e richiedono una nuova accettazione esplicita da parte di ciascun utente della Piattaforma prima di poter continuare a operare, secondo il meccanismo di versionamento adottato dal Fornitore.

9.2 L'uso della Piattaforma successivo all'accettazione di una nuova versione dei Termini costituisce accettazione integrale della stessa.

10. Comunicazioni

10.1 Tutte le comunicazioni relative al presente contratto si considerano validamente effettuate se inviate all'indirizzo email comunicato dal Cliente in fase di registrazione o tramite avvisi pubblicati nella dashboard della Piattaforma.